実際に効果のあったワンノートのおすすめの使い方教えます

本記事ではこういった悩みを解決します

・会社でOneNoteが導入されたけどイマイチ効果的な使い方がわからない

本記事の内容

・実際に３年間使って効果の高かったOneNoteの使い方

この記事の内容は

面倒なことがキライでいつも楽にする方法や生産性を上げる方法を追求した結果、残業なし生活を達成。

そんな私が大量に仕入れたTIPSの中から実際に試してみて、本当に使えたものだけを紹介します。

実際に効果のあったOneNoteのおすすめの使い方教えます

こんにちは！面倒くさがりで楽する方法ばかり探している「つた」です。

会社でマイクロソフトの製品を使っててワンノートが入ってるけどよくわからないので使ってない、イマイチなんに使えばわからないという声をよく聞きます。

ネットでググってみても操作方法を書いた記事は見かけるけど、具体的な使い方を書いてるものが殆どなかったのでこの記事を書くことにしました。

３年間実際の業務で活用して試行錯誤した結果、実際に効果があった使い方だけを厳選して紹介します。

そもそも操作方法や基本的な概念がわからない人はこちらの記事をご覧ください。

前提

OneNoteを効果的に利用するためには以下２点を念頭において使ってください

✔個人で使うというより、チームで共有化して使う

✔綺麗に使うというより、サクッと手間をかけず使う

OneNoteは複数メンバーの間でリアルタイムに共有化ができるので、例えばチームや部内の情報を共有化するのに向いています。

また反映する情報は見て理解できればよいので、丁寧に綺麗に使うというよりは時間をかけずにサクッと使うというおすすめです。

具体的な使い方

鉄板の使い方は以下のとおり。

１．議事メモ（議事録）

２．定例会議のアジェンダと資料格納

３．全員で共有する情報を格納

４．後々いるかもしれないメールを格納

１．議事メモ（議事録）

議事メモとして使うのは一般的な使い方ですが、以下の工夫をするとより効果的です。

・雛形（テンプレート）を作って置いておき、利用の都度コピーして使う。

私のチームでは上記のような雛形を作っておき、利用の都度これをコピーして使ってます。⇒毎回枠を作る必要ないのでラク

・テンプレートの項目は必要最低限にしておく

私のチームでは「課題」「対策」「期限」「担当者」「対応状況」の欄だけにしてます。対応状況欄は課題の解消状況反映するために担当者が後ほど反映するイメージ。通常の議事録なら出席者や会議の時間なども反映すると思いますが、入力する項目を少しでも減らすため必須じゃないものは省いてます。

・タイトルの先頭に西暦を入れる

後で見るときに探しやすいです。

・メモは打ち合わせの後にまとめて取るのではなく担当を決めて打ち合わせの途中に入力していく。最後に画面共有して全員で漏れがないか確認する。

後から議事メモを作成するのは手間になるので、打ち合わせしながらとっていきます。
私のチームでは対面の打ち合わせでも、Webの打ち合わせでも、必ずZoomで画面共有しながらやっていきますので、最後にOneNoteを画面共有して漏れの確認をします。
漏れがあった場合は指摘した人が自分のPCから直接OneNoteに反映します。すると指摘した内容がリアルタイムに OneNote に反映されます。

２．定例会議のアジェンダと資料格納

ここも上記１と同じで定例会議用の雛形を作っておきます。

会議前に連絡事項がある人が「テーマ」「名前」「発表のポイント」をOneNoteに反映しておきます。

発表資料もそのままファイルを放り込んだり、リンクを貼ったりと自由です。

３．全員で共有する情報を格納

チームメンバーが知っておかないといけない情報をとりあえず突っ込んでおきます。

私のチームの具体例挙げると「共用zoomのURL」「スライド勤務時の勤務表の付け方」「共用のID」など多岐にわたります。

ちなみにワンノートは検索もめっちゃ賢くて速いので取りたい情報がすぐに取り出せるのも利点です。

４．後々いるかもしれないメールを格納

例えばお客さまとやりとりした大事なメールなど、後々揉めたときのエビデンスになるもの等を集約してます。個々の担当者か管理してると転勤などでいなくなったとき困るので、、、
やり方は簡単でアウトルックのホームタブにある「OneNote」というボタンを押すだけでそのメールをOneNoteに送ることが出来ます。