ビジネスでのメールとチャットの使い分け方　Teams

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本記事ではこういった悩みを解決します

会社でTeamsなどのチャットツールが導入されたがメールとの使い分け方がわからない

 

本記事の内容

ビジネスでのメールとチャットの使い分け方（Teams）

 

 この記事を書いているのは

面倒なことがキライでいつも楽にする方法や生産性を上げる方法を追求した結果、残業なし生活を達成。

情報収集も大好きで、読んだ本は3,000冊以上。

有料メルマガやサブスクも、常時５つ以上加入。

そんな私が収集した情報の中から、日頃使ってて本当に役立つ便利な機能だけを紹介します。

 

ビジネスでのメールとチャットの使い分け方　Teams

こんにちは！面倒くさがりで楽する方法ばかり探している「つた」です。

 

私の会社は今までメール（アウトルック）を利用してましたが、チャットツール（Teams）が導入されて１年経過しました。

当初はメールとチャットの使い分け方がわからなくて苦労しましたが、調査⇒試行⇒検証を繰り返すことによって、

徐々に使い分け方の基準が見えてきたので、簡単にまとめてシェアしたいと思います。

結論　〜メールとチャットの使い分け方〜

１年間の利用で見えてきた、引き続きメールを利用したほうがいいケース

✔エビデンス（証拠書類）を残す必要があるもの

✔長文や複雑な指示などの連絡

✔元の依頼がメールのためチャットにすると余計な手間が増えるもの

✔一方向の情報発信（返信不要なもの）

 

上記以外の場合（≒双方向の情報発信）はチャットの方がいいです。

基本的な考え方としては、どうしてもメールじゃないとダメなもの以外はチャットに寄せる方がいいと思います。

 

 

理由

ではメールを利用する理由を説明していきます。

エビデンス（証拠書類）を残す必要があるもの

何かを承認した経緯や確認した経緯をエビデンスとして残しておきたい場合は以下の理由よりメールの方がいいかもしれません。

・チャットは一部の経緯だけを保管しづらい。
　⇒Teamsでは個々のメッセージを保管する事ができますが、経緯全てを保管するのは手間です

・メールの場合、発信時刻や宛先等が明確に残る

・企業風土的にまだまだチャットがエビデンスとして認められない可能性がある

 

長文や複雑な指示などの連絡

Teamsなど、チャットのユーザーインターフェースは短文主体のコミュニケーションを想定して作られてるので、

長文や複雑な指示は見辛いかもしれません。

 

元の依頼がメールのためチャットにすると余計な手間が増えるもの

メールしかなかった頃の流れで、例えば上司からの指示や連絡が相変わらずメールで来てしまう場合、

自分の部下にそれを伝える際にチャットで打ち直したりすると余計に手間になります。

この場合はメールの転送という形をとる方がマシかと。

このパターンは結構多いと思います、、、

ちなみに私はこういう場合、メールをやめてチャットを使うよう啓蒙活動をしてます。

 

一方向の情報発信（返信不要なもの）

単なる一方的な情報連絡の場合はメールのままでもよいと思います。

 

まとめ

実際に１年間仕事でTeamsなどのチャットツールを利用してみて、

メールと較べてチャットツールの方が圧倒的に生産性が高いと感じます。

個人的な感覚ではメールより３０％ぐらい高いイメージです。

ちなみにSlackとTeams両方使ってますが、チャット機能の使い勝手は大差ないです。

ただシームレスにWeb会議ができる分、Teamsの方が優位かな。

どちらにしても、とても便利なのでぜひ活用してみてください。

 

Teamsのチャット機能とチーム機能の使い分け方はこちらの記事

 

 

 

 

 

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