いつも残業ばかりでしんどいあなたに

以下は本の中で私が特にいいなと思って線（Kindleﾊｲﾗｲﾄ）を引いた内容です。

午前中に仕事を終わらせる
スケジュールを片づけて時間を生み出すため、まず最初に実践してほしいテクニックは、午後の作業時間を捨てることです。人によって始動時間は違うでしょうが、12時までに実質的な仕事を終えてしまうのです。午前中のほうが集中力が高く、仕事もはかどるということは、誰でも実感として知っています。研究者によれば、朝には15分で終わる作業が昼にやると30分かかり、夜にやった場合には２時間かかるともいわれます。ビジネスハウツー本には仕事をスピードアップするためのいろいろな方法が紹介されていますが、最も確実なのは、午前中に仕事を終えてしまうように集中することです。ためしに一度、８～12時までの４時間で仕事を終わらせるつもりで行動してみてください。本気で集中すると、ほとんどのタスクがこなせてしまうことに驚くと思います。​

 

午前中に他人と交流する仕事を入れない 。午前中だけで仕事を終わらせるためには、12時までの時間を誰にも邪魔されず、自由に使えなくてはいけません。そこで、午前中にアポイントメントを入れずに作業する必要があります。もちろん、お客さんがどうしても午前中に会いたい、と言っているような場合は仕方がありませんが、基本的にアポイントメントは双方が相談の上で、都合が合う時間に設定されるはずです。まずは「あいにく、その日の午前中はふさがっていまして」と言えるようになりましょう。社内のミーティングなら、「午前中に終わらせないとまずい仕事があるんです」と逃げる方法もあります。すべては工夫次第です。​

その日のうちに仕事を終わらせる

時間がうまく使えていない人の多くに、「仕事をやり残すことが多い」という傾向があります。人間は、やり残したことを頭の中でずっと考えてしまう存在です。やり残した仕事は会社に置いてきたつもりでも、実は帰宅後もずっと頭の中に居座っていて、脳の力を消費していきます。そして、それが大きな疲れの原因になっていくのです。翌日も疲れがたまった状態で仕事に向かい、さっぱりはかどらずにやり残しの仕事が増える。そして、さらに疲れがたまる……という悪循環です。​

 

弊害はそれだけではありません。やり残しの仕事が多い人ほど「自分は忙しく働いている」と思ってしまうのです。たしかに、やり残しが多ければ抱えている案件は多く見えますし、前述した悪循環のせいでいくら働いても仕事が終わらないわけですから、そう感じるのも無理はないでしょう。 こういう人が実際によく働いているかというと、残念ながらそんなことはありません。アメリカ人を対象にした研究では、「自分は週に60～64時間ぐらい働いている」と思っている人の実際の労働時間は平均して44・２時間ほどでした。さらに多く、「65～74時間ぐらい働いている」と思っている人の実際の平均労働時間は、実際には52・８時間でした。​

つまり、自分では働いているつもりで時間を過ごしていても、そのうち20時間ほどが、実質上は働いていない時間なのです。たくさん働いていると思っている人ほど、実際には時間を無駄に過ごしているのです。

 

こうした勘違いが生じる一因として、やりかけの仕事が多いことによる疲れ、主観的な忙しさがあると考えられます。 仕事で消耗することなく、効率よく働いて生産性を上げるためには、やりかけの仕事をなんとか捨てる方法を考える必要があります。​

＜私の場合＞

私は昔から仕事を早く終わらせて早く帰りたいタイプでした。その為、若い時から無駄を減らす方法を自分なりに工夫して実践をしていました。一方、周りにはいつも遅くまで残業している人もいました。ただそういう人が、他と比べてアウトプットが多いかというと、決してそんなことはなかったです。なのでここに書いていることは経験的にも納得できます。本当に忙しくて帰れない人もいると思いますが、その状態が慢性的になっている場合は、「自分はもしかして時間をうまく使えてないんじゃないか？」と一度振り返ってみてはどうでしょうか。もし思い当たる場合は以下に書いた内容から試してみてください。実際に私のチームでやってみて効果があった内容です。

 

​やり残しの仕事をなくす方法

やり残しの仕事をなくすノウハウ、といえば、デビッド・アレンの提唱しているＧＴＤ（Getting Things Done）というメソッドが有名です。 　​

ＧＴＤの概要とは、次のようなものです。 ​

●頭の中にあるタスク――やり残していること、やりかけていることを徹底的に書き出してリストアップし、すぐにできるモノはただちに完遂する ​

●すぐにできないモノはいつやるかを決めていく ​

●次々に発生する新たなタスクも、ただちにやってしまうか、いつやるかを決める ​

●その際に３６５日分のファイルやデジタルツールを使ってタスクを整理していく 　……といった内容です。​

 

ＧＴＤは、やり残し、やりかけの仕事を片づけるためのツールとして優れています。この方法でタスク管理をしていける人は、それで何の問題もないでしょう。 　しかし、私はＧＴＤを全面的に取り入れてはいません。次々と新たなタスクが発生する中で、ＧＴＤの作法を一から十まで守りつつ、すべてをこなしていくことは現実的でないと感じるからです。 では、どうすればいいのか。ＧＴＤで取り入れるべき部分は、右の概要の冒頭にある「やり残していること、やりかけていることを全部リストアップする」という作業です。これはぜひ、実践しましょう。すべて紙に書き出すのです。 そして、リストアップしたタスクを順にこなしていくのではなく、どうしてもやらなければいけないことを選び、やらなくていいタスクを消すのです。​

この方法のメリットは、２つあります。​

１つめは、やるべきタスクを減らせること。 ​

２つめは――実はこちらのほうが大事なのですが――自分が何に〇をつけ、何に×をつけたかによって、やらなくていいタスクの傾向を知ることができること。 ×をつけたタスクを見ていくと、 「なんとなく引き受けた頼まれごとが多いな」 「英語の勉強の計画を張り切って立てたけど、もうぜんぜんやる気がない」​

といった、自分がやらなくてもいいタスクを増やしてしまう理由が見えてくるのです。 　こうした傾向を知っておくと、以後は同じ失敗を繰り返して無駄なタスクを増やすことがなくなります。結果として、やり残しの仕事も減っていくことになります。​

 

タスク管理やタイムマネジメントの手法では、やるべきことに優先順位をつけ、順位の高いタスクからやっていく、という方法がよく紹介されています。​

たとえばＧＴＤ用のアプリでも、１～５個までの☆をつけることで、タスクの優先順位を５段階に分けるようになっているものがあります。 ​

私もタスクの優先順位づけは行います。ただし、☆の数とか、ＡＢＣとランクをつけるとかいったことはしません。 　​

 

どうするかというと、タスクをａｍ／ｐｍ／ｎの３種類に仕分けしていきます。

前述したように、タスクをすべてリストアップし、〇をつけたものだけがどうしてもやらなくてはならないことです。ここで絞り込んだタスクに、ａｍ／ｐｍ／ｎの分類を書き込みましょう。 　​

 

まず、優先順位１位のタスクはａｍ。これは、午前中にやるべきタスクです。 テクニック１で説明したように、午前中は集中力が最大になる時間ですから、ここでは最も重要度の高いタスクに取り組むべきです。 ​

次に、優先順位２位のタスクはｐｍ。午後に取り組むタスクです。ただし、私はここでいう午後には12～14時は含めていません。昼食後で眠くて仕方がない時間なので、単純作業や運動などをする時間にあてているからです。 そのため、ｐｍに分類した序列２位のタスクは集中力が少し復活する16～18時の間にやることになります​

最後に、優先順位３位のタスクはｎです。18時以降の夜に取り組みますが、実際には夜の集中力では大した作業はできません。夜に仕事をするのは諦めましょう、というのが私の基本的な考えです。ここに分類するのは、タスクの中でもかなり重要度の低いものということになります。​

 

この方法でタスク実行の優先順位をつけると、これと同時に、いつやるかというスケジュールまでを決めることができます。スケジュールと優先順位づけは、連動させるほうが効率的です。 　また、単純に「どちらが重要か」「どちらを優先すべきか」といった順位がつけられない種類のタスクであっても、「より集中力を必要とするのはどちらか」とフォーカスすることで、おのずと優先順位は明らかになっていきます。​

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＜私の場合＞
私はＳＥをやってます。今は８名のチームのリーダーをやっているため、早速自分のチームで試してみました。ただそのまま書籍の内容を紹介してもイメージがつかないと思ったので、メンバーには実際の日常の作業にあてはめて説明しました。（内容は後述）
その際にチームの定例打ち合わせは進捗報告や連絡事項のフィードバックで頭を使う作業ではないため、午前から午後に変更しました。

 

 

１つの仕事に専念する環境をつくり出す

心理学者が「時間汚染」と名づけている現象があります。 何かをするときに、同時に別のことをやったり、別のことに意識が向いたりして、目の前のことに集中していない心理状態です。 要するに、食事をしながらメールをチェックするとか、家族との旅行中に仕事の進行を気にしているとか、電話で話しながらパソコンで文書を作成しているとかいった、忙しい人によくある「ながら」状態のことです。 時間汚染が起きているとき、人間は安らいでいる感覚を得ることができません。これはストレスを高めます。集中力は当然失われ、仕事の効率は落ちます。その一方で、「忙しい」という感覚だけが高まって、自分は仕事をしているという錯覚に陥るのです。​

 

主観的に忙しいと感じるだけでなく、はたから見てもマルチタスク、つまり同時に複数の仕事をこなしている人は忙しそうに見えますし、「できる人」と評価されることもありがちです。しかし、これは完全な間違いです。 作業を切り替える回数が増えれば増えるほど、作業効率は下がります。１つの作業に集中するためのアイドリングタイムが必要だからです。マルチタスクで仕事をこなしている人は、細かく作業を切り替えているわけですから、そのぶん効率は落ちて当然です。​

 

ある調査では、シングルタスクで１つずつ処理していく人に比べて、マルチタスクで仕事をする人は作業効率が50％も低かったという結果が出ているほどです。 　マルチタスクで朝から夜中まで仕事をしている人を見ると、つい「あの人、仕事をしているな」と思ってしまいますが、実際には、シングルタスクで着実に仕事をこなした人は、夕方にはすでに帰宅しています。​

＜私の場合＞
この内容とタスクをａｍ／ｐｍ／ｎに分割するという手法を実際に私のチームでも取り入れてみました。下記の図表の上段が見直し前、下段が見直し後のイメージです。イメージを分かってもらうため、この図を使ってチームメンバーに説明したうえで実施しました。

上図には私の会社で使用されている独自用語も混じっているため、項目の中身を少し補足します。
・案件資料〆・・・完了した案件の資料を一式まとめて綴じる作業で全く頭を使わない単純作業
・レビュー・・・システムの設計内容が妥当かを会議形式でチェック。比較的集中力が必要
・設計・・・システムの設計自体を行う。かなりの集中力が必要。
・プログラムチェック・・・設計通りにプログラムが作られているかを机上チェック。かなりの集中力が必要
・ＳＥ作業・・・詳細は割愛しますが作業自体は単純

実施結果
この内容で１週間チームメンバー全員にやってもらいました。そのあとで採ったアンケート結果がこれ。概ね好評だったので現在に至るまで続けています。簡単にできますので是非やってみてください。

Ａさん

・やはり感覚的には午前中が冴えてる

・細かいタスクまでは管理できない

 

Ｂさん

・打合せが午後の方が気持ち的に楽

 

Ｃさん

・やはり感覚的には午前中が冴えてる（とはいえ急ぎのものはそう言ってられないが）

・昼過ぎは眠いので口を動かす会議がよかった

 

Ｄさん

・お客様からの照会、トラブル等の割り込みが午前中に多い

９：３０～１０：００ぐらいが特に多い

・（割り込み作業がなければ）午前中は通常の倍ぐらい効率がいい気がする

 

Ｅさん

・昼寝１５分すると午後もパフォーマンスいい